Dans notre sĂ©rie spĂ©ciale CV mĂ©tier, Fisio vous livre ses conseils et meilleures astuces pour rĂ©aliser le CV parfait en fonction de votre secteur dâactivitĂ©.
Aujourdâhui, focus sur les CV pour lâoffice manager : lâassistant en or !
Sommaire
Super-manager
Lâoffice manager est le garant du bon fonctionnement de la structure par son rĂŽle dâassistant des dirigeants et/ou des employĂ©s. Lâoffice manager est un assistant « premium », son poste est trĂšs polyvalent et son spectre de missions est trĂšs « touche Ă tout », ce qui demande un vrai sens de lâorganisation, de lâautonomie et de la prise dâinitiative.
Selon la taille de la structure, lâoffice manager sera rattachĂ© Ă diffĂ©rentes personnes :
- Pour les grandes structures il assistera principalement ou seulement la direction
- Pour les petites et moyennes structures, comme certaines start-up, lâoffice manager est en charge dâassister lâensemble des employĂ©s.
Lâoffice manager doit ĂȘtre dotĂ© dâun excellent sens du relationnel car il est amenĂ© Ă travailler conjointement avec plusieurs Ă©quipes ou mĂȘme personnes extĂ©rieures pour mener Ă bien ses missions. Il a pour but de crĂ©er du lien entre la direction et les employĂ©s et intervient sur tous les pĂŽles clĂ©s de lâentreprise. Il sâassure de la bonne application des process, que ce soit pour la comptabilitĂ©, les services gĂ©nĂ©raux, administratifs, RH, lĂ©gal et mĂȘme RSE.
Voici quelques exemples de missions qui peuvent ĂȘtre confiĂ©es Ă lâoffice manager :
- Accueil physique des clients extérieurs à la structure
- Approvisionnement et pilotage des achats internes Ă la structure
- Recherche de nouveaux locaux et organisation de déménagement
- Organisation dâĂ©vĂ©nements internes (ex : team building)
- Gestion de la qualité des bureaux et espaces de vie
- Mise en place dâune stratĂ©gie de dĂ©veloppement durable en interne
Créer du lien
Lâoffice manager sâassure du bien-ĂȘtre des salariĂ©s, son rĂŽle est essentiel dans un environnement dâentreprise oĂč le bien-ĂȘtre est de plus en plus mis en avant pour Ă©viter les burn-out.
Son rĂŽle doit ĂȘtre pris trĂšs au sĂ©rieux car il est le garant du bon fonctionnement de toutes les demandes internes. Son organisation quotidienne doit ĂȘtre parfaite et il doit jongler entre disponibilitĂ© pour la direction et les employĂ©s et rĂ©alisation des tĂąches confiĂ©es souvent au dernier moment. Ce mĂ©tier nĂ©cessite de savoir gĂ©rer les urgences et les demandes de derniĂšre minute.
đ Son cĂŽtĂ© « multi-casquettes » exige Ă ce poste une vraie gestion du stress et un sens de lâĂ©coute pour qualifier au mieux toutes les demandes et mettre en place un plan dâactions plus oĂč moins rapide pour les rĂ©aliser.
Lâoffice manager doit se rendre indispensable et mettre en place une relation de confiance pour que chacun puisse le solliciter quand il le souhaite.
Quelles sont les qualitĂ©s que doit avoir lâoffice manager :
- La disponibilité
- Prise de décision
- Excellent sens de la communication écrite et orale
- La polyvalence
- Ătre pro-actif
đ En termes de formation pour accĂ©der Ă ce poste, lâoffice manager peut venir de diffĂ©rents horizons mais des formations dâassistant administratif Bac +2 ou Bac +3 sont conseillĂ©es pour ce genre de poste. Une premiĂšre expĂ©rience en office manager ou secrĂ©tariat est un rĂ©el plus, que ce soit en stage, alternance ou bien premier emploi en CDD ou CDI.
Concernant le salaire, cela dĂ©pendra de la nĂ©gociation avec la structure, les postes pouvant aller de 23K Ă 45KâŹ, en fonction de lâanciennetĂ©, du spectre des missions du poste, de la taille de lâentreprise.
đ Pour lâoffice manager, les perspectives dâĂ©volution sont de devenir chief happyness officer par exemple. Mais lâĂ©volution principale sera de faire Ă©voluer son poste, son spectre de missions et son salaire, en se rendant indispensable de part la qualitĂ© de son travail et en intĂ©grant de nouvelles problĂ©matiques Ă son poste, telles que lâenvironnement ou la qualitĂ©.
Un CV Office Manager au top ?
Mettez en avant votre polyvalence
Comme on lâa vu, le mĂ©tier dâoffice manager est un mĂ©tier complet qui demande dâĂȘtre polyvalent car le spectre de missions est large. Aussi, dĂ©taillez bien les missions rĂ©alisĂ©es dans chaque expĂ©rience professionnelle ainsi que les process sur lesquels vous ĂȘtes intervenu et Ă quel titre ; associez des compĂ©tences Ă ces missions. Si vous avez peu dâexpĂ©rience, nâhĂ©sitez pas Ă inclure des « petits boulots » en les valorisant un maximum et en y intĂ©grant le dĂ©tail de vos missions pour montrer votre motivation.
Choisissez un modÚle créatif
Lâoffice manager est un employĂ© qui doit paraĂźtre jovial, de confiance et capable de favoriser le bien-ĂȘtre dans lâentreprise en aidant au mieux la direction et les Ă©quipes. RĂ©ussissez votre candidature en choisissant un modĂšle de CV crĂ©atif pour montrer votre originalitĂ© et votre authenticitĂ©. Le recruteur doit percevoir que vous ĂȘtes un profil unique qui peut amener de la cohĂ©sion et du lien dans son entreprise. Donnez de la couleur, du graphisme et du relief Ă votre CV pour ĂȘtre sĂ»r de sortir du lot et devenir le futur office manager !
Mettez en avance vos compétences techniques
La diffĂ©rence entre vous et un autre concurrent se jouera certainement sur vos compĂ©tences techniques. Du fait de la polyvalence du poste, si vous avez plusieurs cordes Ă votre arc et que vous ĂȘtes mĂȘme expert dans un domaine, lâentreprise peut y voir un intĂ©rĂȘt pour accompagner le pĂŽle en question (ex : vous maĂźtrisez SAGE, logiciel de comptabilitĂ©, ce qui vous permet de traiter directement certaines factures qui vous sont confiĂ©es).
Les compétences pour les CV Office Manager
Soft skills
- Ătre pro-actif
- Confiance en soi
- Gestion du stress
- Bonne capacitĂ© dâĂ©coute
- Sens de lâorganisation
- Sens du relationnel
- Excellente communication orale et écrite
Hard skills
- Phoning
- Accueil client
- TĂąches administratives
- Gestion de planning
- Reporting Excel / Powerpoint
- Pack Office
- Normes RSE
- Normes dâhygiĂšne et sĂ©curitĂ©
- Notions de comptabilité (facture, devis)
- Gestion des achats
- MaĂźtrise de lâanglais