CV Assistante de Direction : Conseils + Exemple (2023)

Dans notre série spéciale CV métier, Fisio vous donne les meilleurs conseils pour réaliser le CV parfait en fonction de votre secteur d’activité.

Aujourd’hui, focus sur les CV pour les assistantes de direction : le bras droit de la direction !

Sommaire

Un métier polyvalent

Une des missions principales de l’assistante de direction est de faciliter le travail de sa hiérarchie. Elle peut travailler pour l’ensemble de la direction ou assister seulement un des membres de la direction.

L’objectif de son travail est d’optimiser le quotidien de la direction en gérant notamment :

Le planning
Les déplacements (réservation transport et logement)
Les réunions / rendez-vous clients
Les communications (courrier, email, préparation réunion, plaquette communication)
Autres missions possibles : archivage, comptabilité, analyse data

L’assistante de direction doit faire preuve de polyvalence, de réactivité et de sens de la diplomatie, pour gérer au quotidien les situations d’urgence.

C’est un métier généraliste dans le sens où elle peut intervenir sur de multiples tâches, elle doit parfaitement maîtriser les outils bureautiques, avoir un excellent sens du relationnel et une très bonne communication orale.

👉 Le sens de l’organisation est un pilier du métier d’assistante de direction. Elle doit gérer le planning de la direction, rien ne doit lui échapper. Une bonne mémoire, un sens de l’anticipation mais aussi de la prise d’initiative et de l’intuition sont des qualités obligatoires pour réussir dans ce métier.

Maîtriser les outils bureautiques

Mettez en place des processus d’organisation récurrents en utilisant des outils de gestion de planning comme Monday ou des organisateurs de tâches comme Trello. L’idée est de savoir se situer en permanence dans l’agenda virtuel de la direction, pour jongler entre imprévu et mise en place de nouveaux rendez-vous.

Organisez aussi vos dossiers bureautiques et classez les par thème et sujet, car il vous sera souvent demandé de trouver une information d’archive rapidement et vous devrez être très réactive pour pouvoir répondre. Il faut donc être organisée, que ce soit dans les dossiers de son ordinateur, autant que pour ceux physiquement présents dans son bureau.

Concernant les outils bureautiques, vous devez maîtriser les outils Word et Excel parfaitement. Pour cela vous pouvez vous auto-former, ou même faire une remise à niveau avancée.

Vous pouvez utiliser votre CPF (compte personnel de formation) pour vous aider à financer une formation en ligne ou en présentiel sur ces outils bureautiques indispensables. Pour trouver une formation sur les outils bureautiques éligible au CPF, vous pouvez vous rendre dans la rubrique du site Iciformation.

Pour les formations en ligne, OpenClassroom propose une formation dédiée en remise à niveau Excel.

Compétence indispensable pour ce métier : les langues étrangères! Vous devez impérativement maîtriser l’anglais. Si vous devez faire un CV en anglais, nous vous conseillons de lire notre article spécial sur cette thématique.

Vous avez aussi bon nombre d’outils ou de formations pour vous améliorer en ligne, comme Duolingo par exemple. Cela vous permet de progresser rapidement si vous avez des lacunes en vocabulaire par exemple.

👉 Concernant vos soft skills, vous devez faire preuve de réactivité mais aussi de calme, car vous devrez faire des choix rapides et souvent dans des situations d’urgence. De ce fait, vous devez refléter une attitude bienveillante et assurée pour montrer à la direction et à vos interlocuteurs que vous gérez la situation et votre stress.

Faciliter le quotidien

Votre orthographe aussi doit être irréprochable, que ce soit sur votre candidature ou lorsque vous êtes en poste. Vous êtes garante de la bonne image de la direction, notamment lorsque vous rédigez des documents officiels ou des courriels. Vous pouvez aussi passer le Certificat Voltaire avec votre CPF, pour pouvoir attester à votre futur employeur de votre niveau, ce qui sera un réel atout pour votre candidature.

Votre amabilité et votre sens de l’écoute sont aussi des qualités nécessaires pour provoquer la bonne humeur et mettre à l’aise les personnes avec lesquelles vous travaillez au quotidien.

Vous êtes une facilitatrice de vie pour votre direction, vous devez donc anticiper le plus souvent avant même de demander l’aval de votre direction, pour proposer des solutions et faire gagner du temps dans le processus de décision. Votre devise « Il n’y a pas de problème, il n’y a que des solutions ».

Il faut comprendre rapidement les demandes, savoir les adresser aux personnes en charge (d’où le rôle central de meneur de l’organisation) et surtout savoir relancer pour obtenir l’information voulue, avec courtoisie mais aplomb !

👉 Vous devez avoir une discrétion sans faille, car vous êtes au plus proche de la stratégie de la direction notamment dans les grands groupes. Un métier enrichissant, où l’ennui n’existe pas, mais où la prise de responsabilité et de décisions est votre quotidien.

🎓 Pour accéder à des postes d’assistante de direction, il faut être titulaire à minima d’un BTS à Bac+2 en gestion administrative. Le salaire peut être de 1800€ à 2300€ brut en début de carrière mais augmenter rapidement notamment si vous êtes dans un poste à haute responsabilité avec des perspectives de carrière.

Un CV assistante de direction au top ?

Mettez en avant vos précédentes entreprises

Il est très important pour votre candidature de mettre en avant les entreprises dans lesquelles vous avez évolué, en présentant ces entreprises par des chiffres (CA, taille, ..). Vous devez préciser si vous étiez assistante d’une personne ou de l’ensemble de la direction. De plus, précisez bien le secteur d’activité, le contexte économique de l’entreprise.

En effet, si vous maîtrisez un secteur d’activité en particulier (exemple : retail, communication), cela peut intéresser le recruteur si son secteur d’activité est similaire ou connexe car vous aurez une vrai valeur ajoutée d’avoir la connaissance du secteur et du marché.

Détaillez le spectre de vos missions

Il est important de préciser les différentes tâches sur lesquelles vous avez eu l’habitude d’intervenir dans vos différents postes. Vous pouvez donner un ordre de répartition, par exemple : 40% organisation planning, 30% administratif, 20% communication, 10% accueil clients. Montrez que vous êtes polyvalente et que vous pouvez être interactive sur différentes tâches.

Si vous possédez une compétence spécifique ou même un domaine dans lequel vous intervenez le plus, n’hésitez pas à bien mettre en avant ce dernier.

Utilisez un modèle de CV

Soignez votre candidature en utilisant un modèle de CV classique ou minimaliste pour avoir un format ergonomique, lisible et design. En effet, particulièrement pour ce genre de poste où la rigueur et une bonne présentation sont au cœur de votre quotidien, il est important de montrer ses qualités sur son CV pour réussir sa candidature.