Dans notre sĂ©rie spĂ©ciale CV mĂ©tier, Fisio vous donne les meilleurs conseils pour rĂ©aliser le CV parfait en fonction de votre secteur dâactivitĂ©.
Aujourdâhui, focus sur les CV pour les assistantes de direction : le bras droit de la direction !
Sommaire
Un métier polyvalent
Une des missions principales de lâassistante de direction est de faciliter le travail de sa hiĂ©rarchie. Elle peut travailler pour lâensemble de la direction ou assister seulement un des membres de la direction.
Lâobjectif de son travail est dâoptimiser le quotidien de la direction en gĂ©rant notamment :
- Le planning
- Les déplacements (réservation transport et logement)
- Les réunions / rendez-vous clients
- Les communications (courrier, email, préparation réunion, plaquette communication)
- Autres missions possibles : archivage, comptabilité, analyse data
Lâassistante de direction doit faire preuve de polyvalence, de rĂ©activitĂ© et de sens de la diplomatie, pour gĂ©rer au quotidien les situations dâurgence.
Câest un mĂ©tier gĂ©nĂ©raliste dans le sens oĂč elle peut intervenir sur de multiples tĂąches, elle doit parfaitement maĂźtriser les outils bureautiques, avoir un excellent sens du relationnel et une trĂšs bonne communication orale.
đ Le sens de lâorganisation est un pilier du mĂ©tier dâassistante de direction. Elle doit gĂ©rer le planning de la direction, rien ne doit lui Ă©chapper. Une bonne mĂ©moire, un sens de lâanticipation mais aussi de la prise dâinitiative et de lâintuition sont des qualitĂ©s obligatoires pour rĂ©ussir dans ce mĂ©tier.
MaĂźtriser les outils bureautiques
Mettez en place des processus dâorganisation rĂ©currents en utilisant des outils de gestion de planning comme Monday ou des organisateurs de tĂąches comme Trello. LâidĂ©e est de savoir se situer en permanence dans lâagenda virtuel de la direction, pour jongler entre imprĂ©vu et mise en place de nouveaux rendez-vous.
Organisez aussi vos dossiers bureautiques et classez les par thĂšme et sujet, car il vous sera souvent demandĂ© de trouver une information dâarchive rapidement et vous devrez ĂȘtre trĂšs rĂ©active pour pouvoir rĂ©pondre. Il faut donc ĂȘtre organisĂ©e, que ce soit dans les dossiers de son ordinateur, autant que pour ceux physiquement prĂ©sents dans son bureau.
Concernant les outils bureautiques, vous devez maĂźtriser les outils Word et Excel parfaitement. Pour cela vous pouvez vous auto-former, ou mĂȘme faire une remise Ă niveau avancĂ©e.
Vous pouvez utiliser votre CPF (compte personnel de formation) pour vous aider à financer une formation en ligne ou en présentiel sur ces outils bureautiques indispensables. Pour trouver une formation sur les outils bureautiques éligible au CPF, vous pouvez vous rendre dans la rubrique du site Iciformation.
Pour les formations en ligne, OpenClassroom propose une formation dédiée en remise à niveau Excel.
CompĂ©tence indispensable pour ce mĂ©tier : les langues Ă©trangĂšres! Vous devez impĂ©rativement maĂźtriser lâanglais. Si vous devez faire un CV en anglais, nous vous conseillons de lire notre article spĂ©cial sur cette thĂ©matique.
Vous avez aussi bon nombre dâoutils ou de formations pour vous amĂ©liorer en ligne, comme Duolingo par exemple. Cela vous permet de progresser rapidement si vous avez des lacunes en vocabulaire par exemple.
đ Concernant vos soft skills, vous devez faire preuve de rĂ©activitĂ© mais aussi de calme, car vous devrez faire des choix rapides et souvent dans des situations dâurgence. De ce fait, vous devez reflĂ©ter une attitude bienveillante et assurĂ©e pour montrer Ă la direction et Ă vos interlocuteurs que vous gĂ©rez la situation et votre stress.
Faciliter le quotidien
Votre orthographe aussi doit ĂȘtre irrĂ©prochable, que ce soit sur votre candidature ou lorsque vous ĂȘtes en poste. Vous ĂȘtes garante de la bonne image de la direction, notamment lorsque vous rĂ©digez des documents officiels ou des courriels. Vous pouvez aussi passer le Certificat Voltaire avec votre CPF, pour pouvoir attester Ă votre futur employeur de votre niveau, ce qui sera un rĂ©el atout pour votre candidature.
Votre amabilitĂ© et votre sens de lâĂ©coute sont aussi des qualitĂ©s nĂ©cessaires pour provoquer la bonne humeur et mettre Ă lâaise les personnes avec lesquelles vous travaillez au quotidien.
Vous ĂȘtes une facilitatrice de vie pour votre direction, vous devez donc anticiper le plus souvent avant mĂȘme de demander lâaval de votre direction, pour proposer des solutions et faire gagner du temps dans le processus de dĂ©cision. Votre devise « Il nây a pas de problĂšme, il nây a que des solutions ».
Il faut comprendre rapidement les demandes, savoir les adresser aux personnes en charge (dâoĂč le rĂŽle central de meneur de lâorganisation) et surtout savoir relancer pour obtenir lâinformation voulue, avec courtoisie mais aplomb !
đ Vous devez avoir une discrĂ©tion sans faille, car vous ĂȘtes au plus proche de la stratĂ©gie de la direction notamment dans les grands groupes. Un mĂ©tier enrichissant, oĂč lâennui nâexiste pas, mais oĂč la prise de responsabilitĂ© et de dĂ©cisions est votre quotidien.
đ Pour accĂ©der Ă des postes dâassistante de direction, il faut ĂȘtre titulaire Ă minima dâun BTS Ă Bac+2 en gestion administrative. Le salaire peut ĂȘtre de 1800⏠à 2300⏠brut en dĂ©but de carriĂšre mais augmenter rapidement notamment si vous ĂȘtes dans un poste Ă haute responsabilitĂ© avec des perspectives de carriĂšre.
Un CV assistante de direction au top ?
Mettez en avant vos précédentes entreprises
Il est trĂšs important pour votre candidature de mettre en avant les entreprises dans lesquelles vous avez Ă©voluĂ©, en prĂ©sentant ces entreprises par des chiffres (CA, taille, ..). Vous devez prĂ©ciser si vous Ă©tiez assistante dâune personne ou de lâensemble de la direction. De plus, prĂ©cisez bien le secteur dâactivitĂ©, le contexte Ă©conomique de lâentreprise.
En effet, si vous maĂźtrisez un secteur dâactivitĂ© en particulier (exemple : retail, communication), cela peut intĂ©resser le recruteur si son secteur dâactivitĂ© est similaire ou connexe car vous aurez une vrai valeur ajoutĂ©e dâavoir la connaissance du secteur et du marchĂ©.
Détaillez le spectre de vos missions
Il est important de prĂ©ciser les diffĂ©rentes tĂąches sur lesquelles vous avez eu lâhabitude dâintervenir dans vos diffĂ©rents postes. Vous pouvez donner un ordre de rĂ©partition, par exemple : 40% organisation planning, 30% administratif, 20% communication, 10% accueil clients. Montrez que vous ĂȘtes polyvalente et que vous pouvez ĂȘtre interactive sur diffĂ©rentes tĂąches.
Si vous possĂ©dez une compĂ©tence spĂ©cifique ou mĂȘme un domaine dans lequel vous intervenez le plus, nâhĂ©sitez pas Ă bien mettre en avant ce dernier.
Utilisez un modĂšle de CV
Soignez votre candidature en utilisant un modĂšle de CV classique ou minimaliste pour avoir un format ergonomique, lisible et design. En effet, particuliĂšrement pour ce genre de poste oĂč la rigueur et une bonne prĂ©sentation sont au cĆur de votre quotidien, il est important de montrer ses qualitĂ©s sur son CV pour rĂ©ussir sa candidature.
Les compétences pour un CV assistante de direction
Soft skills
- Autonomie
- Gestion du stress
- Prise de responsabilité
- Sens du relationnel
- Prise dâinitiative
- TrÚs bonne communication orale et écrite
- Sens de lâorganisation
Hard skills
- Outils bureautiques niveau avancé (Excel, Word, Powerpoint)
- Logiciel spĂ©cifique Ă lâentreprise
- Logiciel de gestion
- Logiciel planning et organisationnel
- Notions de comptabilité
- Mathématiques
- Nouvelles technologies : tablette, rĂ©tro-projecteur, âŠ
- Langues