CV Secrétaire : Guide, Compétences + Exemple (2024)

Dans notre série spéciale CV métier, Fisio vous donne les meilleurs conseils pour réaliser le CV parfait en fonction de votre secteur d’activité.

Aujourd’hui, focus sur les CV pour les secrétaires : exceller dans l’accueil client !

Sommaire

Un métier de contact

Accessible et enrichissant au quotidien ce métier demande de nombreuses qualités humaines et techniques. Les secrétaires sont les premiers contacts des clients, que ce soit en présentiel ou au téléphone.

Les secrétaires peuvent évoluer dans différents environnements professionnels comme par exemple :

Secrétaire médicale : ils évoluent dans le secteur du médical et gèrent les prises de rendez-vous, que ce soit téléphonique ou en ligne, avec des outils comme Doctolib qui ont fait leur apparition dans ce secteur. Ils doivent donc se former à ces outils et avoir une bonne connaissance des outils bureautiques. Il ont la charge également de l’accueil en salle d’attente et du compte rendu des consultations.
Secrétaire de direction : ils assistent au quotidien la direction ou un collaborateur de type cadre supérieur. Le spectre de missions est assez varié car ils ont en charge la bonne gestion administrative au niveau global.
Secrétaire administratif : ils sont en charge de la gestion quotidienne du service dans lequel ils évoluent. Les missions sont larges en fonction des structures mais principalement ils sont en charge de préparer de la documentation pour le service, établir des synthèses et diffuser des documents. Des missions d’organisation de réunion et de gestion peuvent être affectées au secrétaire administratif.

Pour réussir en tant que secrétaire dans des domaines variés tels que le médical, l’administratif ou la direction, la maîtrise des outils bureautiques est essentielle. Une formation en bureautique, notamment sur des logiciels comme Microsoft Office, est cruciale pour une gestion administrative efficace. En ajoutant cette compétence à votre CV, vous augmentez significativement votre attractivité sur le marché du travail, démontrant ainsi une aptitude clé recherchée par les employeurs.

Multi-tâches

Les missions sont très variables en fonction des secteurs d’activité mais basiquement le secrétaire peut être amené à intervenir dans des missions de :

Accueil du client
Prise de rendez-vous téléphonique ou physique et relance.
Traitement administratif (frappe de courrier, mise en forme de document…)
Organisation de réunion et préparation de documents (impression de documents, mise en place de salle de réunion)
Transmission d’informations au sein du service (e-mail, notes, fax…) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon l’organisation de l’entreprise.
Organisation pour le bon déroulement du service (fournitures, contrat maintenance, …)

Pour les compétences générales que l’on retrouve pour chaque type de secrétaire, on peut citer :

Compétences comportementales : faire preuve de diplomatie, de sens de l’organisation et de discrétion pour incarner parfaitement ce poste. Il faut savoir être compréhensif, anticiper au quotidien les urgences et prioriser au niveau de son organisation. Être à l’aise à l’oral, que ce soit au téléphone ou en présence d’un client, est aussi un pré-requis pour le poste.
Compétences techniques : il est important d’avoir de bonnes connaissances en orthographe. Nous vous conseillons de réaliser le Certificat Voltaire, très apprécié par les recruteurs pour ce type de poste, qui vous permet de certifier de votre niveau en orthographe. Vous pouvez financer cette certification avec votre CPF (Compte Personnel de Formation). Dans n’importe quel environnement il faut bien comprendre les enjeux juridiques de l’entreprise mais aussi avoir des notions de comptabilité, ce qui peut être un réel atout.

Avoir une méthode de travail

Le métier de secrétaire nécessite d’avoir le sens de l’organisation, c’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser certains outils ou bonnes pratiques qui peuvent vous faciliter la vie dans votre activité :

Avoir un agenda numérique ou papier pour suivre en temps réel les rendez-vous.
Connaître et comprendre le vocabulaire lié à son secteur d’activité ou le jargon professionnel spécifique au métier.
Connaître le marché et l’activité de son entreprise pour comprendre les enjeux et savoir répondre à des questions basiques que peut demander un client.
Utiliser des outils de gestion de tâche comme Trello par exemple

Pour se former au métier de secrétaire, de multiples formations permettent d’y accéder. Les BEP métier de secrétaire et les BEPA secrétariat permettent de se spécialiser et d’accéder rapidement à des postes de secrétaire.

Toutefois, si vous visez des postes dans des structures avec plus de responsabilité, nous vous conseillons d’obtenir un Bac+ 2 BTS assistant en gestion ou même une licence à Bac+3 en administration et gestion des entreprises qui sont très recherchés par les recruteurs actuellement.

Pour des secteurs comme le médical une formation spécifique est demandée pour acquérir un bagage de connaissances techniques. Le CNED propose une formation à distance de secrétaire médicale certifiée par l’État.

Un CV secrétaire au top ?

Utilisez un modèle de CV

Pour mettre toutes les chances de votre côté pour votre candidature nous vous conseillons d’utiliser un modèle de CV classique ou minimaliste pour rédiger un CV optimisé et en adéquation avec les codes de ce secteur : classique, sobre et feutré. Évitez les mises en forme trop originales qui pourraient être rédhibitoires pour les recruteurs de ces secteurs d’activité.

Détaillez le spectre de vos compétences techniques

Il est très important de mettre en avant vos compétences techniques dans l’onglet « compétences » de votre CV, mais aussi dans les missions réalisées lors de vos expériences. Pour les postes de secrétaire, une très bonne maîtrise des outils bureautiques, un très bon niveau en orthographe et un excellent sens de la communication écrite et orale sont des pré-requis de base !

Mettez en avant votre spécialité

Bien entendu il est important de préciser dans quel cadre et environnement vous avez évolué par le passé. Parlez des secteurs d’activités dans lesquels vous avez travaillé et leur spécificité. Nous vous conseillons de préciser votre spécialité dans le titre de votre CV pour avoir plus d’impact à la première lecture par le recruteur. (exemple : secrétaire médicale confirmée ou secrétaire administrative en cabinet de conseil – 10 d’expérience).